الخطوة الاولى :- تبني الادارة العليا تطبيق الجودة تستلزم توفير الجوانب التالية :
_ القناعة والتأييد والدعم
_ اقناع القياديين للمشاركة والمساندة
_ تقدير ومكافأة الانجازات
_ تذليل المعوقات والصعوبات
_ توفير الموارد المطلوبة
_تعميد الجهة المعنية بتنفيذ واقرار التحسينات والقرارات المتخذة
_ تكوين سياسة الجودة واهدافها بالمؤسسة والحفاظ عليها
_ ضمان التركيز على المستفيد
_ التأكيد على ان التطبيق من فرضيات العمل الاساسي وليس عملا اضافيا
_ ضمان تشكيل الفرق بقناعة ودعم المسئول المباشر
_ اشراك المدراء والرؤساء في اختيار العمليات المراد تحسينها
_ ضمان تكريم فرق العمل المتميزة في الاداء والانجاز
_ ضمان المراجعة والمتابعة المستمرة
الخطوة الثانية: التوعية ونشر مفهوم الجودة الشاملة
_ استخدام جميع الوسائل لنشر مفهوم الجودة :-
_ انشاء موقع للجودة على (الانترنت)
_ نشرات ومطويات عن الجودة الشاملة
_دورات تدريبية عن الجودة الشاملة
_زيارات ميدانية للمنشآت التي تطبق الجودة الشاملة
_ توزيع اشرطة فيديو او اقراص Cdعن الجودة الشاملة
_ توفير المعلومات على الشبكة الداخلية
_ المشاركة في الندوات واللقاءات بالداخل والخارج
_ محاولة بث بعض مبادئ الجودة الشاملة بين العاملين بالمؤسسة
مبادئ ادارة الجودة الشاملة:
1_ التنظيم المركز على العميل (المستفيد)
تعتمد المنظمات على عملائها ولذلك يجب عليها ان تفهم الحاجات الحالية والمستقبلية للعميل، وتقابل هذه المتطلبات وتكافح من اجل الزيادة على مايتوقعه العميل (المستفيد).
2_ القيادة القدوة
القياديون يؤسسون وحدة الهدف والتوجه في مؤسساتهم لذلك ينبغي ان ينشئوا ويحافظوا على البيئة الداخلية التى تمكن الافراد من المشاركة الكاملة في تحقيق اهداف المؤسسة.
3_ مشاركة الاهداف
يعد مشاركة جميع الافراد في كافة المستويات اساسا مهما في اي منظمة او منشأة ومشاركتهم الكاملة تمكن من استخدام قدراتهم لصالح المؤسسة.
4_ اسلوب العمليات
يتم تحقيق النتيجة المرغوبة بكفاءة اعلى عندما تكون الانشطة المتصلة تدار كعملية.
5_ اسلوب النظام للادارة
تحديد وفهم وادارة منظمة ( وجود نظام) لعمليات مترابطة من اجل الوصول الى هدف معين يحسن فاعلية وكفاءة المؤسسة
6_ التحسين المستمر
ينبغي ان يكون التحسين هدفا دائما للمؤسسة
7_ اتخاذ القرارات من خلال الحقائق والوقائع
القرارات الفاعلة تبنى على تحليل المعلومات والبيانات التى تمثل الواقع
8_ التعليم والتدريب المستمر
فالتدريب مطلب مستمر لكافة العاملين على اختلاف مستوياتهم ومراتبهم في المؤسسة لاكسابهم مهارات ومعارف جديدة
9_ التخطيط الاستراتيجي
فهو عملية تطوير للمواءمة بين المنظمة وبيئتها المتغيرة والمحافظة على هذا التكيف المتواصل وتحقيق الاهداف المستقبلية للمنظمة
الخطوة الثالثة : دراسة اتجاهات العاملين نحو تطبيق الجودة والامكانيات المتاحة:
_ استطلاع اتجاهات العاملين نحو الجودة وامكانية تطبيقها.
_ دراسة اللوائح التنظيمية والقواعد الاساسية لاعمال المؤسسة التعليمية.
_ دراسة الامكانيات المادية والبشرية للمؤسسة التعليمية.
الخطوة الرابعة: تقييم وتشخيص الوضع الحالي
_ تقييم الوضع القائم للمؤسسة التعليمية لدعم الايجابيات وتفادي السلبيات.
_ تقييم الاهداف الاساسية والاجرائية والرسالة والرؤية المستقبلية للمؤسسة.
_ تحديد المواد والادوات والموارد المطلوبة ( ميزانية_ اجهزة_ دورات)
_ تحديد علاقة المؤسسة التعليمية بالجهات الخارجية الاخرى.
_ وضع جدولة زمنية بالاهداف والاعمال والمهام المطلوب تحقيقها.
مع ضرورة التركيز في التقييم على الآتي :-
المحور الاول :المستفيد (المتعلم):
_ نوعية المتعلم، صحيا،عقليا، تحصيليا ، ماديا.
_ مدى كثافة اعداد المتعلمين في الفصول .
_ نسبة تكلفة المتعلم في المرحلة التعليمية.
_ مدى الدافعية والاستعداد للتعليم لدى المتعلم.
_ نسبة الرسوب والتسرب.
_ مستوى المتعلم المتخرج من جميع الجوانب.
_ مقارنة المتعلم بغيره في نفس المرحلة التعليمية.
المحور الثاني : الادارة التعليمية:
_ مدى الالتزام بمعايير الجودة
_ مدى القدرة على تطوير وتجديد الاساليب التربوية والتعليمية
_ مدى توافر العلاقات الانسانية والروح المعنوية بالمؤسسة
_ مدى القدرة على التفاعل مع المجتمع المحلي والافادة منه
_ مدى توافر الخبرة والدراية الادارية والتربوية المناسبة
_ مدى القدرة على تحقيق العدالة والانصاف بين العاملين
مدى القدرة على تهيئة مناخ تربوي وبيئة تعاونية مناسبة
المحور الثالث: الهيئة التعليمية:
_ مدى تناسب اعداد العاملين وكفايتهم العددية وتخصصاتهم
_ مدى ادراك العاملين لاهداف التعليم في المراحل التعليمية
_ مدى استمرارية التدريب على المستجدات العلمية والعملية
_ مستوى الاعداد والتدريب للعاملين قبل واثناء الخدمة
_ الاحترام والتقدير المتبادل بين العاملين والمتعلمين
_القدرة على تعزيز الدافعية للتعلم لتحقيق ايجابية المتعلم
_ القدرة على اكتشاف المواهب وتنمية القدرات على الابتكار والتجديد
المحور الرابع: المبنى التعليمي وامكانياته:
_ مرونة المبنى وقدرته على تحقيق اهداف التعليم
_ مدى مراعاة الشروط الهندسية والصحية في المبنى
_ مدى مراعاة شروط السلامة والاجراءات المتبعة في الطوارئ
_ مدى توافر المعامل والورش والملاعب والمكتبة وعيادة الاسعافات الاولية
_ مدى توافر اماكن واجهزة لخدمات الانترنت وقواعد المعلومات
_ مدى توافر خدمات التغذية وصالة الطعام المناسبة
_ مدى توافر الوسائل التعليمية ومصادر التعلم المناسبة
_ مدى مناسبة حجم المباني التعليمية وقابليتها للاستيعاب
المحور الخامس : المناهج التعليمية:
_ مدى ملائمة المناهج لمتطلبات سوق العمل
_ مدى ملائمة المناهج للبيئة المحلية
_ مدى ملائمة المناهج وقدرتها على استيعاب متغيرات العصر المذهلة
_ مدى ملائمة المناهج وقدرتها على تنمية طرق التفكير النقدي العلمي
_ مدى قدرة المناهج على تبسيط وترسيخ قيم العلم
_ مدى قدرة المناهج في مساعدة الطلاب على حل مشكلاتهم الحياتية
_ مدى قدرة المناهج على تنمية روح الولاء والانتماء للوطن
الخطوة الخامسة : الاعداد والتهيئة داخل المؤسسة التعليمية
1_تشكيل مجلس للجودة داخل المؤسسة التعليمية
2_اعداد هيكل تنظيمي لتطبيق الجودة من خلال فرق العمل
3_ اعتماد الاهداف الاساسية والاجرائية والرسالة والرؤية المستقبلية
4_ تعيين ممثل للادارة العليا ليكون حلقة الوصل بين القيادة والميدان
5_ البحث عن تجربة ناجحة طبقت نظام الجودة للاستفادة منها
6_ تحديد جهة اشرافية خارجية عند الحاجة تتولى الاشراف على التطبيق
7_ انشاء وحدة للتوثيق والمتابعة بالمؤسسة
8_ انشاء وحدة للتخطيط والتطوير
9_ انشاء وحدة للتقويم والتدقيق بالمؤسسة
تشكيل مجلس الجودة
مجموعة من الاعضاء بقيادة المدير العام للادارة العليا وعضوية كلا من :
_ الوكلاء المساعدين لمدير الادارة العليا
_ مدراء الادارات ورؤساء الاقسام والوحدات
_ قائد فرق العمل داخل المؤسسة
مهام مجلس الجودة:
_ رسم السياسات اللازمة لتحقيق اهداف نظام الجودة الشاملة والمراجعة الدورية لاسلوب التطبيق لادخال التحسينات المطلوبة
_ تحديد واعتماد الاهداف الاساسية والاجرائية والرسالة والرؤية المستقبلية
_ تحديد المهام والمسئوليات لكل عضو في التنظيم الاداري لمجلس الجودة
_ تحديد الطرق المثلى لنشر مفهوم الجودة ومتابعة آليات التوعية بالجودة
_ توجيه ومتابعة التطبيق
_ المشاركة في آلية تكريم الفرق المتميزة
وحدة التوثيق والمتابعة مهامها:
متابعة انجاز الاعمال بالصورة المطلوبة وفي الموعد المحدد والتنسيق بين الادارات والفرق للجوانب التالية:
_ توصيات مجلس الجودة
_ التقارير الميدانية
_ الاعمال المكلفة
_ المشروعات المطروحة
_ الزيارات المطلوبة
_ الاجتماعات الدورية
_ توثيق جميع الانجازات والجهود المبذولة ونتائج التطبيق
_متابعة توثيق جميع الاعمال والاجراءات داخل المؤسسة التعليمية
_ متابعة تنفيذ وتنسيق جهود فرق العمل
_ اعداد تقرير بصورة دورية بالتنسيق مع قائد الفرق يقدم الى مجلس الجودة
وحدة التخطيط والتطوير مهامها:
_ اعداد خطط تطويرية لتفعيل تطبيق الجودة وتسهيل اجراءات العمل
تنظيم البرامج التدريبية اللازمة لكلا من :
اعضاء مجلس الجودة
مدراء العمليات
قادة واعضاء الفرق
جميع العاملين
_ وضع خطة شاملة لتدريب جميع منسوبي المؤسسة التعليمية على الجودة
_ تضمين البرنامج التدريبي للجودة بالاضافة الى العناصر التنظيمية الاساسية مثل : ( الرؤية التنظيمية، استراتيجية تطبيق الجودة وغيرها )
وحدة التقييم والتدقيق مهامها:
_ وضع معايير للتقييم تقيس مدى تحقق الاهداف الموضوعة والغايات المرسومة في كل خطوة من خطوات التطبيق
_ تصميم وتحليل الاستبيانات والاختبارات وغيرها من الادوات التي تقاس بها الاهداف المراد تحقيقها ليتم اتخاذ القرارات المناسبة
_ اخذ آراء المسئولين ومديري الادارات واعضاء الفرق عن طريق الاجتماعات والاستبيانات بهدف ادخال التحسينات لانشطة واجراءات التطبيق
_ تكريم اعضاء الفريق بعد انتهاء كل مشروع في حفل لهذه المناسبة
_ يتم تكريم هذه الفرق جميعها في مناسبات الجودة العامة
الخطوة السادسة : بناء وتكوين فرق العمل ومنهجية عملها:
المقصود ببناء الفريق عبارة عن :
عملية تنظيمية ادارية تخلق من فريق العمل : وحدة متماسكة ومتجانسة ومتفاعلة وفعالة .
عملية مخططة لتكوين : فريق مندمج ملتزم قادر على اداء مهام معينة وتحقيق اهداف محددة من خلال انشطة متعاونة متفاعلة .
والفريق الفعال : هو مجموعة من الافراد متفقة على هدف مشترك ومتفقة على ان خير وسيلة لتحقيق هذا الهدف هو العمل سويا ، كما يخلق الفريق ممارسة ممتعة لاعضائه تجعلهم يترقبون اجتماعات الفريق ويشعرون بالانجاز والتقدم .
تكوين فرق العمل :
1_ يقوم مجلس الجودة باختيار قائد الفرق وترشيحه للتدريب .
2_ يقوم قائد الفرق بالتنسيق مع مدراء الادارات لاختيار اعضاء لتدريبهم وترشيح قائد لكل فريق حسب اختيارهم .
3_ يقوم كل فريق عمل بالاجتماع بمعدل ساعة يوميا كحد ادنى.
4_ يتبع الفريق منهجية محددة حسب الهدف من تكوينه حسب الآتي :
فريق التطوير والتحسين
فريق حل المشكلات
فريق التخطيط
فريق التدقيق الداخلي
